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Depuis qu'ils ont mis sur pied un système automatisé de transfert des dossiers, le Toronto Police Service a gagné environ 2,8 ans en ce qui a trait à l'administration des évènements de formation en ligne.

En 2007, le Toronto Police Service (TPS) a lancé son portail de formation en ligne sur la plate-forme LMS du RCDSP. Alors que cette nouvelle approche a facilité la livraison de la formation aux membres du plus grand service de police au Canada, l'administration de ces formations demeurait un défi de taille pour le personnel du Toronto Police College.

Pour certaines des formations obligatoires en service, le personnel du Toronto Police College devait entrer des informations dans un système interne de repérage qui devaient être synchronisées avec les rapports du LMS. En raison du grand volume d'information, ce processus n'était pas seulement ardu et chronophage, mais donnait aussi des délais de transfert, des pertes occasionnelles ou des déclassements des certificats ainsi que des erreurs d'entrées de données.

Se rendant bien compte que ce système ne pourrait pas répondre aux besoins d'un catalogue grandissant de formation en ligne, le S/Sgt. Jon Schmidt et le Sgt. Gordon Scott du Toronto Police College ont consulté Brian Fleming, directeur du soutien à la clientèle et des systèmes informatiques du RCDSP afin de trouver une nouvelle solution. Un mois plus tard, en janvier 2010, un nouveau système automatisé fait sur mesure était lancé. Maintenant, chaque semaine, le RCDSP télécharge les dossiers de formations du TPS où ils sont directement transférés dans le système des ressources humaines du TPS.

Depuis que ce nouveau système est implanté, plus de 65 000 dossiers de cours complétés avec succès ont été transférés. Si ces opérations avaient été effectuées manuellement, une estimation conservatrice de 5 380 heures auraient été consacrées pour le traitement de ces dossiers. Avec le nouveau système, le traitement se fait littéralement en terme de minutes, libérant ainsi des heures de travail inestimables pour le personnel du Toronto Police College.

" Le transfert automatisé ne libère pas seulement le personnel du travail d'entrer des données, mais accélère aussi le processus de recherche de dossiers, explique le S/Sgt. Schmidt. Maintenant, les dossiers sont mis à jour en dedans d'une semaine après la fin de la formation, nous permettant ainsi de suivre facilement les formations obligatoires et de nous assurer qu'elles ont bien été suivies. "

En plus de sauver du temps, de l'argent et des efforts, Sgt. Scott a aussi vu des avantages importants avec le nouveau système.

" Ce processus a été mis en place dans un système que le personnel des ressources humaines connaît déjà, dit le Sgt. Scott, je n'ai donc pas besoin de former 40 personnes sur la façon d'accéder aux dossiers avec le LMS. "

" Cette façon de faire nous a amené à un tout autre niveau concernant la gestion des dossiers, dit le S/Sgt. Schimidt, l'efficacité gagnée ici se répercutera sur toute l'organisation. "